個人情報
個人情報及び特定個人情報保護方針について
株式会社ソフィアシステム（以下、「当社」）は、人と企業が融合した社会の中で、豊かな暮らしを創造し支える事が企業の役割と考え、
先進的なＩＴサービスを通じ、確実で安心なシステム開発技術により社会に奉仕することを私たちは目指します。
当社のステークホルダーの個人情報の重要性を十分認識し、適切に取り扱うべく、 次のような基本方針を定め、全社員に周知し
遵守させるとともに、継続的な改善努力を行ないます。
１．個人情報及び特定個人情報の適切な収集、利用、提供に際しては、下記の取扱いを行います。
１） 個人情報及び特定個人情報の収集にあたっては、本人に対して利用目的を明らかにし、同意を頂いた上で収集します。
収集した個人情報及び特定個人情報はその目的以外に利用せず、利用範囲を限定し、適切に取り扱います。
また、そのための措置を講じます。
２） 収集した個人情報及び特定個人情報は、法令に基づく命令などを除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することは
ありません。
２．個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
そのために、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q 15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステム（以下、PMS）
を策定し、全社員に周知徹底します。また、個人情報及び特定個人情報を取り扱う委託先等に対しても、個人情報及び特定個人情報の
適切な取り扱いを行います。
３．当社の保有する個人情報及び特定個人情報について、漏洩、滅失または毀損のリスクを合理的に分析し、防止並びに是正に関する
安全対策を実施します。
４．当社の保有するお客様の個人情報及び特定個人情報について、お客様ご本人からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼をお受けして、
誠意を持って対応致します。
５．当社の保有するお客様の個人情報及び特定個人情報について、苦情及びお問合せに対して、受付、対応の体制と手順を整備し、
誠意を持って迅速に対応致します。
６．当社は、PMSの見直しを行い、継続的に改善いたします。
制定日 ２０１２年 １２月 ２５日
改定日 ２０１９年 ８月 １日
株式会社ソフィアシステム
根本 悟
個人情報及び特定個人情報取扱方針について
１．当社は、法令に別段の定めがある場合を除き、ソフトウェア・システム設計業務、製品開発・設計等の受託業務、人材派遣業等を業として
行うために必要な範囲内で、以下の目的において個人情報及び特定個人情報を利用いたします。
１）入社を希望される皆様に関する個人情報
・採用応募者の基本情報として、連絡等に利用するため
・採用選考に利用するため
２）従業員（退職者を含む）に関する個人情報
・会計・経理に係る事務に利用するため
・生命・損害保険等に係る事務に利用するため
・法令等に係る手続きに係る事務に利用するため
・顧客への技術者紹介に利用するため
・その他、人事・労務等に係る事務に利用するため
２．当社は、次の場合を除き、ご本人様、または、お客様の個人情報及び特定個人情報を第三者に開示または提供いたしません。
１） ご本人様、または、お客様の同意を得ている場合。
２） 法令に基づく場合。
３） 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人様、または、お客様の同意をとることが困難な場合。
４） 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報及び特定個人情報の取り扱いを委託する場合。
３．当社が個人情報及び特定個人情報を取り扱う業務のすべてまたは一部を第三者に委託する場合は、当社の委託先管理規定に基づき
厳正な調査を行い、委託先を決定します。委託後も個人情報の安全管理が遂行されるよう定期的に管理・検討いたします。
個人情報及び特定個人情報の開示等の請求又は、苦情受付について
１．当社は保有個人データについて利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止、
又は第三者提供記録の開示の請求にご請求者ご本人及び代理人の方のご本人確認を行い対応させていただいております。
請求手続きの詳細につきましては、個人情報相談窓口までお電話にてお問い合わせください。
なお、ご請求にあたりまして、当社規定の料金が発生する場合がございますので、ご了承ください。
１）保有個人データの利用目的の通知について
・本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知を求められた場合、遅滞なくこれに応じます。
・本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知を求められた場合であって、利用目的の通知を
必要としないのは以下の場合に限定いたします。
（a）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（b）利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該組織の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
（c）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、
又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（d）上記（a）～（c）よって当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
・利用目的の通知を必要としない場合、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明いたします。
２）保有個人データ又は第三者提供記録の開示について
・本人から、当該本人が識別される保有個人データ又は第三者提供記録の開示の請求を受けた場合、法令によって特別の手続が
定められている場合を除き、本人に対し、遅滞なく、電磁的記録の提供も含めて当該本人が指定した方法（当該方法による開示に
多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）によって開示いたします。
・本人から、当該本人が識別される保有個人データ又は第三者提供記録の開示の請求を受けた場合であって、全部又は一部の開示を
必要としないのは以下の場合に限定いたします。
（a）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（b）当該組織の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（c）法令に違反する場合
・本人が指定した開示方法について、当該方法による開示が困難であるとして、書面での交付とした場合、若しくは、全部又は一部の開示を
必要としない場合、本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明いたします。
３）保有個人データの訂正、追加又は削除について
・本人から、当該本人が識別される保有個人データの訂正等（訂正、追加又は削除）の請求を受けた場合、法令の規定に
より特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、
その結果に基づいて、当該保有個人データの訂正等を行います。
・本人から保有個人データの訂正等の請求を受けて訂正等を行った場合は、その旨及びその内容を本人に遅滞なく通知いたします。
・本人から保有個人データの訂正等の請求を受けたが応じなかった場合、その旨及びその理由を本人に遅滞なく通知いたします。
４） 保有個人データの利用又は提供の拒否権について
・本人から当該本人が識別される保有個人データの利用停止等（利用の停止、消去又は第三者への提供の停止）の請求に応じます。
・本人からの当該本人が識別される保有個人データの利用停止等の請求に応じた場合、遅滞なくその旨を本人に通知いたします。
・本人からの当該本人が識別される保有個人データの利用停止等の請求に応じなかった場合は以下に該当する場合に限定いたします。
（a）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（b）当該組織の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（c）法令に違反する場合
・保有個人データの利用停止等の請求に応じなかった場合、本人に遅滞なくその旨通知するとともに、理由を説明いたします。
２．保有個人データ安全管理のために以下の措置を講じています。
１） 個人データの取扱いに関する責任者・管理者を設置するとともに、 個人データを取り扱う役職員および当該役職員が
取り扱う個人データの 範囲を明確化し、 取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を
整備しています。
２） 個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的な研修を実施しています。
３） 個人データを取り扱う重要な機器類の設置場所において、入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、
権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
４） アクセス制御を実施して、取扱者および取り扱う個人情報データの範囲を限定しています 。
３．個人情報及び特定個人情報保護に関するお問い合わせ、個人情報及び特定個人情報に関する苦情及び相談には適切な体制を整備し、
対応します。
個人情報に関するお問合わせ窓口
株式会社ソフィアシステム
代表
根本 悟
個人情報相談窓口
個人情報保護管理者 関 一成まで
〒319-1106
茨城県那珂郡東海村大字白方162番地1
いばらき量子ビーム研究センター内
電話 029-219-8820 FAX 029-219-8810
(受付時間）平日9：00～18：00（土日祝日を除く）
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先について
認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先
個人情報保護苦情相談室
住所
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号
03-5860-7565
0120-700-779
